Membuat Surat Bisnis

Menulis surat bisnis atau surat yang bersifat formal, kita harus menggunakan kaedah-kaedah yang standart. Kami punya sedikit tips untuk Anda bagaimana membuat surat bisnis yang baik dan benar:

• Rencanakan sebelum Anda menulis.

1. Perhatikan betul kata-kata yang Anda butuhkan sebelum Anda mulai.
2. Catat point-point yang Anda ingin buat, agar surat tersusun dan sistematis

• Nada

Kata-kata yang tertuang harus ramah dan sopan.

• Nama

1.  Anda harus memeriksa jenis kelamin penerima surat serta menulis nama dan titelnya secara benar.
2. Gunakan Ms untuk perempuan dan Mr untuk laki-laki.Anda dapat menggunakan Mrs untuk wanita jika Anda 100% yakin bahwa dia sudah menikah. Hal ini juga sangat menentukan keformalan suatu surat.

• Tanggal

Untuk menghindari kebingungan, tulis bulan daripada menggunakan nomor.       (Umpamanya  January 15th, 2010, or 15 January 2010)

• Ringkas dan Jelas

Semakin mudah isi surat untuk dipahami, semakin baik.

1. Jauhkan kalimat dan paragraf singkat dan sederhana.
2. Jangan sekali-kali menggunakan kata yang ambigu (memiliki lebih dari satu makna). Tujuannya untuk menghindari kesalahpahaman.
3. Ajukan pertanyaan secara langsung, tanpa banyak basa-basi.
4. Tulis ulang setiap kalimat yang tidak tampak jelas.
5. Jika penerima bukan Native Speaker, lebih baik gunakan kata atau istilah umum dan tidak rumit

Ingat prinsip ini urutan kata:

Who  -  Does  -  What  -  How  -  Where  -  When
(Subject - Verb - Object - Manner - Place - Time)

Dalam bahasa Indonesia biasa disebut pola kata SPOK ( Subjek- Predikat - Objek - Keterangan )
             
Contoh:

1. Seorang teknisi akan memasang peralatan di kantor Anda pada hari Selasa pagi. 
2. Saya akan mengkonfirmasi pengaturan transportasi sesegera mungkin.

• Hindari kata-kata kuno

Meskipun kata-kata seperti  

'dengan ini', 'ini', 'sini', 'tersebut', dll dapat digunakan dalam Surat Bisnis, namun usahakan untuk menghindarinya. Coba bandingkan kedua kalimat di bawah ini, kalimat pertama akan lebih baik daripada kalimat kedua:

# Anda akan menemukan informasi lebih lanjut tentang produk kami dalam brosur terlampir.
# Saya dengan ini melampirkan brosur produk kami.